9 Bestuur en Governance

Bestuur

Organisatie en strategie

In hoofdstuk 1 zijn onze missie, visie en ambities beschreven. Deze ambities verwezenlijken we met een eigentijds organisatie- en besturingsmodel. Dit model kenmerkt zich door een grote betrokkenheid van alle medewerkers en studenten, de keuze voor een platte organisatie en het laag in de organisatie leggen van verantwoordelijkheden. Het resultaatverantwoordelijke team en een goede organisatie van dialoog, afstemming en overleg zijn de hoofdkenmerken van het besturings- en organisatiemodel.
Ons huidige strategisch instellingsplan heeft een looptijd van zes jaar, in lijn met hetgeen hierover in de WHW is opgenomen. Deze termijn van het huidige plan loopt op 1 januari 2025 af. Een strategisch instellingsplan is richtinggevend en kaderstellend voor de jaarlijks, ten behoeve van de begroting en jaarplan van het daaropvolgende kalenderjaar, op te stellen kaderbrief. Ook is het strategisch instellingsplan sturend (eventueel) op deelgebieden, bijvoorbeeld op het gebied van onderwijs, onderzoek, HRM en op te stellen beleidsplannen.
De strategische agenda hoger onderwijs (Professionals voor morgen) en strategische agenda’s op onderdelen (onderzoek, internationalisering, vitale regio’s) van de Vereniging Hogescholen en de strategische agenda hoger onderwijs en onderzoek van het Ministerie van OCW zijn richtinggevend en kaderstellend voor het strategisch instellingsplan van onze hogeschool. Daarnaast zijn interne en externe ontwikkelingen (demografisch, economisch, sociaalmaatschappelijk, technologisch, ecologisch, politiek) en de input van stakeholders van binnen en buiten de hogeschool van wezenlijk belang bij de totstandkoming van een nieuw strategisch instellingsplan.
Om tijdig een krachtig nieuw strategisch instellingsplan te hebben vastgesteld, is er in 2023 gestart met een breed programma om te komen tot een nieuw, gedragen instellingsplan.

Strategisch Instellingsplan 2025-2030
Eind mei vond de kick-off bijeenkomst plaats. Ruim 180 medewerkers en studenten waren aanwezig om mee te denken over de hogeschool van de toekomst. Een toekomst waarin we voor maatschappelijke uitdagingen komen te staan zoals vergrijzing, verduurzaming en een krimp in studentaanmeldingen. Tijdens de inspraakrondes is er aan de hand van stellingen gesproken over hoe de hogeschool van de toekomst eruit zou moeten zien, welke thema’s er niet in het strategisch plan mogen ontbreken én of daar dan ook een andere manier van werken voor nodig is.
In het najaar vonden pop-up cafés plaats op verschillende NHL Stenden locaties, om zo input op te halen vanuit medewerkers en studenten. Ook werd er in november een diner georganiseerd met externe stakeholders om diverse perspectieven te verzamelen. Met al deze waardevolle input is een eerste conceptversie van het strategisch instellingsplan opgesteld. Begin 2024 zal het conceptplan worden besproken en verder worden versterkt, om medio 2024 het plan te finaliseren.

Voorgenomen clustering
In 2023 was de organisatie van de hogeschool - en dan vooral de voorgenomen clustering van dertien academies tot zes of zeven grotere - geclusterde academies, onderwerp van overleg en besluitvorming.
In een drietal domeinen is dat gesprek succesvol afgerond. Voor het technische domein heeft het College van Bestuur (CvB) begin april 2023 ingestemd met het voorstel van de academiedirecteuren om te kiezen voor een andere fasering van de clustering. Het perspectief van domeinvorming is onveranderd, er wordt nu echter toegewerkt naar een clustering van de academies per 1 januari 2025. Dit is in lijn met het tijdpad zoals dat eerder al met de academies in het educatieve domein is overeengekomen. De directies van de academie L&T en de academie HMS hebben de gesprekken met de deelmedezeggenschap in 2023 nog niet succesvol kunnen afronden. Dit proces wordt in 2024 voortgezet.
De academies Gezondheidszorg en Social Studies hebben met instemming van de AMR’en een inrichtingsplan als procesbeschrijving over de samenvoeging van beide academies tot de nieuwe Academie Gezondheid en Welzijn per 1 januari 2024 aan het CvB voorgelegd en het college heeft dit op 17 juli 2023 vastgesteld.
De vier academies in het economisch domein hebben instemming van de AMR’en verkregen op het inrichtingsplan betreffende de samenvoeging van de Academie Economics & Logistics, de Academie International Business Administration en de opleiding International Business vanuit de Academie Commerce & International Business tot de nieuwe Academie Economie en Management en het inrichtingsplan betreffende de samenvoeging van de Academie Communication & Creative Business en de Academie Commerce & International Business exclusief de opleiding International Business tot de nieuwe Academie Communicatie, Creative en Commerce. Het CvB heeft de clusteringen per 1 januari 2024 op 17 juli 2023 vastgesteld.

Door academies te clusteren:

• wordt de organisatie minder complex;
• komen de resultaatverantwoordelijke teams beter in positie;
• worden de aansluitingen met (ontwikkelingen in) de werkvelden versterkt;
• wordt de eenvormigheid tussen academies verhoogd;
• wordt de effectiviteit van beleidsvormings- en besluitvormingsprocessen verhoogd;
• wordt de dienstverlening door de ster-teams eenvoudiger en robuuster georganiseerd.

In het nieuwe directiemodel is er sprake van een duo-directie van twee directeuren per cluster. Het medezeggenschapsreglement en het bestuurs- en beheersreglement zijn navenant aangepast.

Dialoog, afstemming en overleg
Ook in 2023 vonden trimestergesprekken (de zogenaamde R-gesprekken) plaats. Daaraan namen deel: twee leden van het CvB, de directeur van de desbetreffende academie of dienst, de directeur van de dienst Finance, Control & Procurement en de directeur HRM. Bij de academies is ervoor gekozen om de R-gesprekken geclusterd te voeren. Dat wil zeggen dat twee of drie tot hetzelfde domein behorende academies gezamenlijk het gesprek voeren met het CvB. In deze R- gesprekken werd de voortgang ten opzichte van het jaarplan besproken aan de hand van onderwerpen zoals onderwijskwaliteit, invoering DBE, onderzoek en valorisatie, kwaliteitsafspraken, internationalisering, financiën en hrm-zaken. Het jaarplan, de begroting en de meerjarige personele ontwikkeling werden eveneens in deze samenstellingen besproken. Het borgen van de informatie en communicatie gebeurde langs de lijn van het management. Leren van elkaar en het uitwisselen van good practices waren hierin belangrijk. Dit hielp om een goede kwaliteitscultuur te ontwikkelen en te onderhouden.

Hogeschoolberaad
Gemiddeld vond eens per drie weken een hogeschoolberaad plaats. Aan dit beraad namen de directeuren, de secretaris CvB en de leden van het CvB deel. Dit beraad was gericht op het bespreken van strategische zaken en had een beleidsadviserend karakter. De meest in het oog springende onderwerpen waren: aanpassing van de hoofdstructuur, kaderbrief 2023, begroting en jaarplan 2023, instroom, ziekteverzuim en werkdruk, inrichting ombudsfunctie, studentenwelzijn en het nieuw te ontwikkelen strategisch instellingsplan.
Idealiter wordt tweemaal per jaar een thematische tweedaagse georganiseerd. In 2023 stonden de volgende onderwerpen op de agenda van deze zomer en najaar tweedaagse: verdieping op leiderschap, portfolio ontwikkeling, verdieping op de kadernota, de uitdagingen die op ons afkomen met het oog op een dalende instroom en de slagen die gemaakt kunnen worden naar aanleiding van de Nationale Studenten Enquête (NSE).

College van Bestuur
Het College van Bestuur is verantwoordelijk voor het besturen van de hogeschool en de realisatie van de doelstellingen van de hogeschool, de strategie, de financiering, het beleid en de daaruit voortvloeiende resultaatontwikkeling. Het college legt hierover periodiek verantwoording af aan de Raad van Toezicht (RvT) met behulp van onder meer geconsolideerde rapportages. Het CvB is in ieder geval belast met en direct verantwoordelijk voor het vaststellen, monitoren en evalueren van de strategie van de hogeschool, het instellingsplan, het beleid van de hogeschool, het kwaliteitszorgsysteem, het interne risicobeheersings- en controlesysteem, het internationaliseringsbeleid en het integriteitsbeleid. Daarnaast is het college direct belast met onder meer het beheer van alle middelen van de hogeschool, de vaststelling van het jaarplan, de jaarrekening, het studentenstatuut en het format voor de onderwijs- en examenregelingen (OER’en), het inrichten van de medezeggenschap, het benoemen van examencommissies, het afleggen van horizontale en verticale verantwoording, verslagen van de privacy officer en de CISO, het inrichten van een klachtenregeling voor studenten en het verlenen van behaalde graden.
Los van bovenstaande stond in 2023 de eerdergenoemde herstructurering van de hoofdstructuur hoog op de agenda, net als de wijze waarop vorm en inhoud wordt gegeven aan het onderwerp diversiteit, inclusie en eerwaardigheid, van ziekte naar gezondheid en de ontwikkeling van een nieuw strategisch plan.
Het college vergaderde in de regel wekelijks. Hierbij waren geregeld academiedirecteuren, dienstdirecteuren of specialisten aanwezig om agendapunten toe te lichten. Collegelid Oscar Couwenberg is na 1 juni 2023 als gevolg van arbeidsongeschiktheid niet aanwezig geweest en heeft dus sinds die datum niet deelgenomen aan het CvB-overleg. De RvT heeft, in overleg met de overige bestuursleden, de portefeuille tijdelijk verdeeld.
Na twee jaar Covid-19 beperkingen stond 2023 vooral ook in het teken van verbinding en ontmoeting. Het bestuur bezocht de teams, bracht werkbezoeken aan de locaties en organiseerde pop up-cafés om de richting van ons nieuwe strategieplan te bespreken. De studenten op locatie organiseerde bijeenkomsten om met elkaar in gesprek te gaan over actuele thema’s. Op deze manier kwam het bestuur laagdrempelig in contact met studenten en medewerkers.
Met regelmaat publiceert het CvB een eigen nieuwsbrief, waarin ze met de medewerkers delen wat zich afspeelt rond de bestuurstafel. Ook worden specifieke besluiten nader toegelicht en de blik op de nabije toekomst gericht.

Studentadviseur
Vanaf september 2018 wordt het CvB bijgestaan door een studentadviseur: een student die twee dagen in de week meeloopt en hen voorziet van advies, specifiek op het terrein van studentzaken. Jelger van der Meulen werd in september 2023 opgevolgd door Thirza Sopers. Thirza is daarmee is de zesde studentadviseur op rij die deze rol vervult. Een rol die door het college als zeer belangrijk en inspirerend wordt ervaren.

Besluitvorming
Besluitvorming vindt plaats in de vergaderingen van het CvB, waarbij de adviezen vanuit verschillende diensten en organen in de hogeschool worden meegenomen. De besluiten worden wekelijks naar de directeuren gecommuniceerd en maandelijks wordt er een besluitenlijst gepubliceerd op het intranet, voorzien van alle relevante documenten.

Bestuurskosten
In onderstaande tabel worden de bestuurskosten verslagen die voor vergoeding in aanmerking komen en in het jaarverslag moeten worden verantwoord.

Toezicht

De Raad van Toezicht houdt toezicht op het Bestuur, op de uitvoering van zijn werkzaamheden en bevoegdheden, zijn beleid en op de algemene gang van zaken binnen de Stichting, waar onder ook begrepen eventuele marktactiviteiten. De Raad van Toezicht staat het Bestuur met raad terzijde en fungeert als klankbord voor het Bestuur. De Raad van Toezicht voorziet het Bestuur gevraagd en ongevraagd van advies. De Raad van Toezicht vervult de rol van werkgever van de leden van het Bestuur. De Raad van Toezicht richt zich bij de vervulling van zijn taak naar de belangen van de Stichting. Het jaarverslag van de RvT staat verderop in dit hoofdstuk.

​Belangenverstrengeling

Er hebben zich in 2023 geen vormen van tegenstrijdig belang voorgedaan in de zijn van artikel II 2 Code Goed bestuur (2019).

Horizontale verantwoording

De hogeschool streeft ernaar om studenten, medewerkers en de omgeving optimaal te betrekken bij de organisatie en de inhoud van het onderwijs. Dat gebeurt in evaluaties, studentenraden en studentenpanels, medezeggenschapsorganen, raden van advies en werkveldadviescommissies en adviesfuncties bij directeuren en CvB. Hieronder wordt beschreven hoe de hogeschool de horizontale samenwerking en verantwoording in 2023 vormgaf. Overleg met zusterhogescholen werd onder meer gevoerd binnen de Vereniging Hogescholen. Het bestuur van de Vereniging Hogescholen stelt bestuurscommissies in en deze bereiden het beleid over verschillende aandachtsgebieden voor.
Als NHL Stenden bevinden wij ons in het hart van de regio. Wij zien het als een belangrijke taak om ons samen met partners in te zetten voor het behoud van de regio. Het dagelijks leven speelt zich grotendeels op regionaal niveau af. Waar mensen wonen, en wat die regio te bieden heeft aan bijvoorbeeld werk, scholen, woningen maar ook de kwaliteit van de leefomgeving, is daarom van groot belang voor hun brede welvaart. De komende jaren zien we een aantal grote transities en maatschappelijke opgaven op ons afkomen die vragen om innovatie om zo brede welvaart voor de regio te behouden. Brede welvaart omvat 'alles wat mensen van waarde vinden'. Naast materiële welvaart gaat het dus zeker ook om zaken als gezondheid, onderwijs, milieu en leefomgeving, sociale cohesie, persoonlijke ontplooiing en veiligheid. Bovendien betreft het niet alleen de kwaliteit van leven in het ‘hier en nu’, maar ook de effecten van onze manier van leven op het welzijn van mensen ‘elders’ (buiten de regio) en ‘later’ (toekomstige generaties).

NHL Stenden Hogeschool speelt met haar kennis een belangrijke rol bij het oplossen van maatschappelijke opgaven door middel van onderwijs, onderzoek en samenwerking met externe partners. De hogeschool heeft een sterke focus op praktijkgericht onderwijs en onderzoek, waarbij studenten worden gestimuleerd om actief bij te dragen aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken. Onderzoekers werken samen met bedrijven, overheden en maatschappelijke organisaties om nieuwe kennis te genereren en innovatieve oplossingen te ontwikkelen. Dit onderzoek kan bijvoorbeeld betrekking hebben op het verduurzamen van bedrijfsprocessen, het verbeteren van de zorg, het bevorderen van sociale inclusie of het ontwikkelen van nieuwe technologieën. De hogeschool werkt dan ook nauw samen met regionale stakeholders, zoals gemeenten, bedrijven en zorginstellingen, om gezamenlijk maatschappelijke uitdagingen aan te pakken. Door middel van co-creatie en kennisuitwisseling kunnen innovatieve oplossingen worden ontwikkeld die een positieve impact hebben op de samenleving.

De samenleving en in het bijzonder de maatschappelijke opgaven zijn de basis geweest voor het ontwikkelen van strategische uitgangspunten voor een programmaplan Brede Welvaart in de Regio. De afgelopen jaren heeft NHL Stenden geïnvesteerd in sterke onderzoeksgroepen op verschillende thema’s. De komende planperiode willen we deze sterktes verder uitbouwen vanuit een aantal ambities, welke geformuleerd zijn op basis van de maatschappelijk opgaven en de transities. Met als verbindend en overkoepelende missie; het samen werken aan brede welvaart in onze regio’s. De geformuleerde ambities worden gebruikt voor de focus en inrichting van ons onderzoek en onderwijs. De urgentie van de uitdagingen en de vragen van bedrijven, instellingen en maatschappelijke organisaties nodigen ons hiertoe uit. Het programmaplan richt de aandacht op gebiedsgerichte vragen die vanuit een regionale context zowel nationaal als mondiaal herkenbaar zijn.

Vanuit een multidisciplinaire aanpak en het combineren van onderzoeksthema’s (crossovers) creëren we massa en wordt gewerkt aan het oplossen van real-life vraagstukken die van belang zijn voor het werkveld, bedrijfsleven en maatschappelijke omgeving. Daarbij leren we van andere kennisinstellingen die in vergelijkbare contexten eveneens aan maatschappelijke vraagstukken werken, zoals in het RUN-EU netwerk. Het programmaplan Brede Welvaart in de Regio is de leidraad om samen impact te maken!

De voorzitter van het CvB is lid van de bestuurscommissie arbeidsvoorwaarden en lid van het dagelijks bestuur van de Vereniging Hogescholen. Verder wordt het CvB vertegenwoordigd in de commissies Internationalisering en Mens & Organisatie en worden diverse focusgroepen bemenst, zoals Integrale Veiligheid.

In 2022 heeft de Universiteit van het Noorden, waar NHL Stenden in meedoet, handen en voeten gekregen. De Universiteit van het Noorden is een samenwerking van noordelijke kennisinstellingen met een zichtbare etalage, waar beleidsmakers (politici, bestuurders) en (potentiële) onderzoekspartners bewijs vinden van hoe gerichte samenwerking op het gebied van kennis en onderzoek in het noorden de brede welvaart en het welzijn kan bevorderen. De focus ligt daarbij op gezondheid, energie, circulair en digitaal. Het initiatief nodigt uit tot samenwerking en investeringen in het noordelijk kennissysteem. De Universiteit van het Noorden kennisagenda ‘Kennis de basis voor brede welvaart’ is een stap in de samenwerking tussen de noordelijke kennisinstellingen Hanze, Hogeschool Van Hall Larenstein, NHL Stenden Hogeschool, Rijksuniversiteit Groningen en het Universitair Medisch Centrum Groningen.
Met ingang van 1 januari 2024 is Erica Schaper voorzitter van de stuurgroep Universiteit van het Noorden.

Eind 2023 is het Onderwijsakkoord Fryslân getekend waarin is vastgelegd hoe de vijf onderwijsinstellingen (Aeres, Firda, NHL Stenden, Van Hall Larenstein, Rijksuniversiteit Groningen) en de Provincie Fryslân structureel samenwerken en resultaten willen bereiken die bijdragen aan de mienskip waardoor Fryslân voorop kan lopen op het gebied van circulariteit, inclusiviteit en innovatie. Vanuit de overtuiging dat de waarde van het onderwijs zich uitdrukt in het effect dat het heeft op de directe omgeving waarin het verzorgd wordt en dat het juist de studenten zijn die als ambassadeurs van nieuwe inzichten een bijdrage kunnen leveren in een complexe samenleving die voor grote transities en uitdagingen staat, is ons onderwijs doorlopend in beweging om te zoeken naar de juiste benadering van onze studenten om hen die rugzak mee te geven die hen op weg én verder helpt. Een schoon, gezond en gelukkig Fryslân waar iedereen kan meedoen.

NHL Stenden participeert in het Innovatiepact Fryslân (IPF), een samenwerking waarin ondernemers, onderwijs en overheid hun kansrijke ideeën en ervaringen inzetten en delen op weg naar een circulaire samenleving. Het IPF vertaalt globale maatschappelijke opgaven naar lokale Friese oplossingen door ondernemerschap en kennis te verbinden.

NHL Stenden is partner in de Drentse Dutch Techzone (DTZ), de regio voor technisch vakmanschap in de maakindustrie. Door slim samen te werken en het delen van actuele kennis uit onder meer mbo en hbo wordt aan innovaties en duurzame ontwikkeling een push gegeven waarmee de regio voor maakindustrie sterk wordt gehouden en gemaakt.

Daarnaast vindt er periodiek bestuurlijk overleg plaats met de andere hogescholen en het mbo in het noorden en daarbuiten. Ook vindt met regelmaat overleg plaats met de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten waar NHL Stenden actief is.

Met de toeleverende scholen werd overlegd in het kader van verschillende aansluitingsnetwerken zoals VO-HO Fryslân, de toeleverende scholen in Drenthe, via jaarlijkse decanendagen, via inhoudelijke samenwerking (met de roc’s als het gaat om associate degrees; met de Drentse technasia als het gaat om het faciliteren van onderzoekend en ontwerpend onderwijs) en via werkbezoeken van het College van Bestuur.

De dialoog met het personeel werd gevoerd via de formele weg van deelmedezeggenschapsraden en de hogeschoolmedezeggenschapsraad, maar ook via de informele weg van de regelmatige bijeenkomsten die het CvB organiseerde. Hier was ruimte voor directe dialoog en discussie. Het contact met de aspirant-studenten werd meer dan ooit onderhouden via de sociale media, waarbij de huidige studenten veelvuldig als contactpersoon fungeerden. Startende studenten werden in de studiestartweek via allerlei kanalen geïnformeerd.

Het overleg met de studentenpopulaties liep via studentenraden en studentenpanels en via de opleidingscommissies. De dialoog werd gevoerd in het overleg met de studentenverenigingen, maar steeds vaker ook via sociale media. Deze dialoog werd bevorderd door de opzet van de gebouwen en de onderwijskundige keuzes (leerbedrijven, ateliers en kleine groepen in DBE). Het contact met de alumni werd gecoördineerd door de opleidingen en verliep vooral via opleidingsgebonden groepen op sociale media.

De dialoog met het werkveld kreeg structureel vorm door middel van de raden van advies/werkveldadviescommissies. Elke opleiding (of groep van opleidingen) heeft haar eigen raad van advies/werkveldadviescommissie, die regelmatig bijeenkomt en waarvan de adviezen zwaar wegen. In het licht van het nieuw op te stellen strategisch instellingsplan heeft in november een diner pensant plaatsgevonden. Vertegenwoordigers van diverse organisaties, publiek en privaat, in Noord-Nederland werden uitgenodigd om onder leiding van Frenk van der Linden te spreken over de rol van het hoger onderwijs, in het algemeen en NHL Stenden in het bijzonder, bij de ontwikkeling van de regio. Dit leverde prachtige vergezichten en praktische tips op die hun weg vinden in het nieuwe strategisch instellingsplan.

Het college overlegde regelmatig met de provincies, zusterinstellingen en andere betrokken partijen in het kader van het Innovatiepact Fryslân, de Dutch TechZone, de Economic Board Noord-Nederland en ook met gemeenten waarin de hogeschool gevestigd is.

Op 18 juli 2023 werd Stichting Greenwise opgericht en in december 2023 werd de eerste fase van het innovatiecentrum van Greenwise Campus in Emmen geopend. Greenwise Campus is een initiatief van NHL Stenden, Drenthe College, Rijksuniversiteit Groningen, provincie Drenthe en de gemeente Emmen en heeft als doel de regio te vergroenen en te verslimmen. Een uniek concept dat de universiteit, het hbo en het mbo samenbrengt. Zo maken we onderzoek en innovaties toegankelijk voor iedereen.

De dialoog over het praktijkgerichte onderzoek en de kennisvalorisatie werd gevoerd met de voorzitters van de raden van advies/werkveldadviescommissie.

Alle opleidingen zijn lid van een eigen landelijk overleg, waarin de dialoog met collega-opleidingen in Nederland plaatsvindt.

Raad van Toezicht

1. Algemeen

1.1 Inleiding
Met dit verslag legt de raad van toezicht verantwoording af over de wijze waarop de raad zijn taak en maatschappelijke verantwoordelijkheid heeft ingevuld.
De raad van toezicht houdt toezicht op het bestuur, op de uitvoering van zijn werkzaamheden en bevoegdheden, zijn beleid en op de algemene gang van zaken. De raad van toezicht staat het college van bestuur gevraagd en ongevraagd met raad terzijde. Naast de rol van toezichthouder op en de rol van klankbord voor het college van bestuur, vervult de raad van toezicht de rol van werkgever van de leden van het bestuur. Het is de verantwoordelijkheid van de raad zorg te dragen voor continuïteit van (goed) bestuur. De raad van toezicht ziet erop toe dat de aanwending van de rijksmiddelen doelmatig is. Daarbij weegt de raad of de bestedingen in overeenstemming zijn met de visie van de hogeschool op zijn maatschappelijke opdracht.
Bij de uitoefening van hun taak richten de leden van de raad van toezicht zich naar het belang van stichting NHL Stenden en de daaraan verbonden hogeschool. De raad van toezicht neemt de maatschappelijke opdracht van de hogeschool als vertrekpunt. De raad van toezicht functioneert primair vanuit het maatschappelijk perspectief in de missie, visie, kernwaarden en het hoofddoel van de hogeschool. De uitgangspunten die de raad van toezicht hanteert bij het houden van toezicht op de uitvoering staan beschreven in een toetsingskader dat is gepubliceerd op de website van NHL Stenden.
De leden van de raad hebben zitting op persoonlijke titel en oefenen hun functie uit zonder last, daarbij elke vorm van belangenverstrengeling vermijdend. Op geen van de leden van de raad is de ’melding van strijdige belangen’ van toepassing.

1.2 Naleving wet- en regelgeving en branchecode
De raad van toezicht is mede verantwoordelijk voor de naleving van de Branchecode goed bestuur hogescholen. Aan alle elementen van de branchecode werd naar het oordeel van de raad van toezicht voldaan.
Er zijn naar het oordeel van de raad geen transacties verricht waarbij tegenstrijdige belangen van leden van het college van bestuur hebben gespeeld. De werkwijze van de raad van toezicht en zijn commissies is vastgelegd in reglementen die op de website gepubliceerd zijn. De raad van toezicht was naar zijn eigen oordeel onafhankelijk samengesteld.

1.3 Toezicht op het systeem van kwaliteitszorg, kwaliteitsafspraken en NPO-middelen
De raad van toezicht houdt op grond van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW) toezicht op de vormgeving van het systeem van kwaliteitszorg. De monitoring van de implementatie van de kwaliteitsafspraken en van de NPO-middelen vond plaats via de managementrapportages van het college van bestuur, waarbij indien relevant de financiële verdieping in de auditcommissie en de inhoudelijke verdieping in de commissie onderwijs, onderzoek en internationalisering plaatsvond.

1.4 Financieel beleid, risicobeheersing en cybersecurity
Het financiële beleid en de daarmee samenhangende onderwerpen risicobeheersing en cybersecurity werden in de auditcommissie met de portefeuillehouder van het college van bestuur, de directeur van de dienst Finance, Control en Procurement (FC&P) en de directeur van de dienst Digitale Leer- en Werkomgeving (DLWO)besproken. Terugkoppeling naar de plenaire raad vond plaats via de verslagen van de commissie, met waar nodig een nadere mondelinge toelichting door de voorzitter van de auditcommissie. De perioderapportages werden zowel in de auditcommissie als in de plenaire raad geagendeerd. Het AVG- jaarverslag van de Functionaris Gegevensbescherming (FG) werd in de plenaire raad besproken in aanwezigheid van de plaatsvervangend FG.
Zowel de auditcommissie als de plenaire raad van toezicht bespraken aan de hand van het accountantsverslag de jaarstukken 2023 met de huisaccountant EY. In de junivergadering keurde de raad de jaarstukken goed. Het college van bestuur werd decharge verleend voor de jaarrekening 2023 en voor het gevoerde beleid. In december keurde de raad van toezicht het jaarplan en de begroting 2024 goed.

2. De interne organisatie van de raad

2.1 Samenstelling
De samenstelling van de raad van toezicht is gebaseerd op een algemeen profiel dat is vastgesteld na advies van de hogeschoolmedezeggenschapsraad en is gepubliceerd op de website van de hogeschool. Het rooster van aftreden van de raad van toezicht is eveneens gepubliceerd op de website van de hogeschool.
In 2023 was de samenstelling van de raad van toezicht als volgt:

• Mevrouw mr. drs. J.A. (Jannewietske) de Vries (voorzitter raad van toezicht, lid werving- en selectiecommissie, lid remuneratiecommissie)
• Mevrouw prof. dr. S. (Sietske) Waslander (voorzitter commissie onderwijs, onderzoek & internationalisering)
• Mevrouw drs. F. (Farah) Karimi (lid commissie onderwijs, onderzoek en internationalisering)
• De heer drs. D. (Dave) Pieters (lid auditcommissie)
• De heer prof. dr. F.A. (Frans) Roozen (vicevoorzitter raad van toezicht; voorzitter werving- en selectiecommissie; voorzitter remuneratiecommissie; lid auditcommissie)
• Mevrouw drs. G. (Geesje) Duursma- Dijkstra (lid commissie onderwijs, onderzoek & internationalisering, lid werving- en selectiecommissie, lid remuneratiecommissie)
• De heer U. (Uğur) Özcan (voorzitter auditcommissie)

De raad van toezicht is in lijn met de WHW voorzien van ”functioneel onafhankelijke administratieve ondersteuning” in de vorm van een eigen secretaris.

2.2 Vergaderfrequentie en -werkwijze, commissies
De raad van toezicht kwam in 2023 zes keer plenair in vergadering bijeen, met inbegrip van twee strategiebijeenkomsten met het college van bestuur. Voorafgaand aan de plenaire vergaderingen vindt een intern overleg van de raad van toezicht plaats.
De raad van toezicht kent vier vaste commissies:

• remuneratiecommissie;
• werving- & selectiecommissie;
• auditcommissie;
• commissie onderwijs, onderzoek & internationalisering.

De commissies geven een inhoudelijke verdieping aan het functioneren van de raad en hebben een belangrijke klankbordfunctie voor de portefeuillehouders van het college van bestuur. De commissies bieden een platform om bestuurlijke thema’s en dilemma’s verdiepend met elkaar te bespreken. Medewerkers van NHL Stenden worden bij specifieke thema’s in de commissies uitgenodigd voor het geven van een presentatie of toelichting. De commissies hebben tevens tot taak het voorbereiden van de besluitvorming door de raad van toezicht door de raad te kunnen laten beschikken over een schriftelijke terugkoppeling en eventueel een preadvies over de onderwerpen die ter besluitvorming voorliggen. Daarom vinden de commissievergaderingen minimaal een week voorafgaand aan de vergadering van de raad van toezicht plaats, waarbij de vergadering van de auditcommissie altijd na de vergadering van de commissie onderwijs, onderzoek en internationalisering plaatsvindt. De voorzitters van de commissies en de voorzitter van de raad bereiden door middel van een agendaoverleg de vergadering van de plenaire raad van toezicht met het college van bestuur voor. De voorzitter van de raad van toezicht voert periodiek bilateraal overleg met de voorzitter van het college van bestuur.

2.3 Interne kwaliteitsborging: zelfevaluatie en scholing
In oktober 2023 voerde de raad onder externe begeleiding een zelfevaluatie uit en een evaluatie van de relatie tussen het college van bestuur en de raad van toezicht. Als uitgangspunt voor de evaluaties zijn genomen de eerder gemaakte afspraken bij de start van de raad in de huidige samenstelling, en het toetsingskader van de raad van toezicht. De raad heeft besloten ook de volgende zelfevaluaties onder externe begeleiding uit te voeren.
Op basis van het scholingsplan neemt elk lid van de raad van toezicht in principe jaarlijks deel aan twee of meer bijeenkomsten ter bevordering van de deskundigheid van toezichthouders. Leden van de raad van toezicht volgden in 2023 interne en/of externe intervisiebijeenkomsten, cursussen en trainingen en/of scholingsbijeenkomsten. Twee leden van de raad van toezicht hebben samen met de leden van het college van bestuur een training NIS2 gevolgd.

2.4 Contacten met de organisatie en overleg met de hogeschool medezeggenschapsraad
De leden van de raad van toezicht onderhouden op diverse momenten, formeel en informeel, contact met de organisatie. Voorbeelden van dergelijke contactmomenten zijn door medewerkers van NHL Stenden verzorgde presentaties in commissies van de raad, inauguraties van lectoren, hogeschoolbrede evenementen en interne trainingen en congressen. Daarnaast leggen leden van de raad werkbezoeken af. Het afleggen van werkbezoeken geeft de leden van de raad de mogelijkheid hun betrokkenheid te tonen en om zelfstandig informatie te verwerven over het reilen en zeilen van de organisatie. Van de werkbezoeken wordt een kort verslag gedeeld met de overige leden van de raad van toezicht en met het college van bestuur.
De raad van toezicht hecht belang aan een goed contact met de hogeschoolmedezeggenschapsraad (HMR). De voorzitter van de raad van toezicht en het lid raad van toezicht benoemd op voordracht van de HMR hebben informeel kennisgemaakt met het dagelijks bestuur van de nieuwe HMR, De raad overlegde in het verslagjaar tweemaal formeel met de HMR, beide keren in aanwezigheid van het college van bestuur. De voorzitter van de HMR en van de raad van de raad van toezicht stelden in onderling overleg de agenda op.In de voorjaarsvergadering werd gesproken over de kaderbrief en de wijzigingen in de hoofdstructuur; met de nieuwe HMR werd in de najaarsvergadering gesproken over rol en werkwijze van de betrokken gremia. Naar aanleiding van die bespreking is besloten om jaarlijks een inhoudelijk onderwerp te bespreken door afvaardiging van de auditcommissie met een afvaardiging van de financiële commissie van de HMR; resp. een afvaardiging van de commissie onderwijs, onderzoek en internationalisering met de commissie student-affairs van de HMR.

3. Verslag werkzaamheden commissies

3.1 Commissie onderwijs, onderzoek & internationalisering
De commissie onderwijs, onderzoek & internationalisering heeft tot taak het voorbereiden van de besluitvorming van de raad van toezicht met betrekking tot zijn toezichthoudende taken en verantwoordelijkheden op het gebied van onderwijs, onderzoek en valorisatie, het systeem van kwaliteitszorg en internationalisering.
Vanuit het college van bestuur waren altijd de eerste en soms ook de tweede portefeuillehouder bij de vergaderingen aanwezig. Daarnaast werden de vergaderingen altijd bijgewoond door de directeur van de dienst onderwijs, onderzoek & internationalisering. Regelmatig waren medewerkers van NHL Stenden te gast om specifieke onderwerpen toe te lichten.Hierdoor blijft de commissie betrokken bij de ontwikkelingen op het gebied van onderwijs en onderzoek.
De commissie kwam in 2023 vijfmaal bijeen. Daarnaast heeft de commissie een eigen zelfevaluatie en een intervisie met de commissie onderwijs en onderzoek van een hogeschool elders in het land uitgevoerd. De commissie werkt met een cyclische agendering, aan de hand van een voortschrijdende jaarkalender. Het belang van de studenten en medewerkers van NHL Stenden was voor de commissie een belangrijk uitgangspunt. Vaste agendapunten bij elke commissievergadering waren onder andere: de stand van zaken met betrekking tot de accreditaties onderwijs en onderzoek, internationalisering, de besteding van de NPO-gelden en de stand van zaken met betrekking tot de implementatie van de kwaliteitsafspraken. De commissie heeft in 2023 het systeem van kwaliteitszorg en de wijze van toezichthouden daarop regelmatig geagendeerd. De vorderingen op het gebied van de invoering van DBE zijn ook onderwerp van gesprek geweest.
Het internationaliseringsbeleid van de hogeschool en de deelname aan internationale netwerken – in het bijzonder het RUN-EU netwerk - en de keuze van partners daarin zijn diepgaand door de commissie besproken. De commissie heeft uitgebreid over examencommissies van gedachten gewisseld met het bestuur. Dit gesprek werd gecombineerd met een werkbezoek, waarbij de commissie met vertegenwoordigers van verschillende examencommissies over hun werkzaamheden heeft gesproken.
De commissie heeft met de subsidieadviseurs van de hogeschool over het verkrijgen van subsidies voor onderzoeksprojecten gesproken. Het beleid van NHL Stenden met betrekking tot promovendi is besproken, net als het professional doctorate.
Het diversiteits- en inclusiviteitsbeleid van NHL Stenden is in de vergadering besproken met de opstellers. Een selectie uit de overige onderwerpen waarover de commissie met het bestuur heeft gesproken is de betekenis van artificial intelligence in het onderwijs, instellingsaccreditatie, het instellingsportfolio en de voorgenomen afschaffing van het BSA.
De agenda’s van de Algemene Vergadering en van de bestuurscommissies van de Vereniging Hogescholen werden standaard geagendeerd. Aan de hand hiervan bleef de commissie op de hoogte van landelijke inhoudelijke en politiek-bestuurlijke ontwikkelingen met betrekking tot het hbo.

3.2 Auditcommissie
De auditcommissie heeft tot taak het voorbereiden van de besluitvorming van de raad van toezicht met betrekking tot zijn toezichthoudende taken en verantwoordelijkheden op het gebied van financiën, administratieve organisatie, interne controle, risicobeheersing, bedrijfsvoering en ICT.
Vanuit het college van bestuur waren de eerste en soms ook tweede portefeuillehouder bij de vergaderingen aanwezig. Daarnaast werden de vergaderingen altijd bijgewoond door de directeur van de dienst finance, control en procurement. De commissie is in 2023 vijf keer bijeengekomen. De commissie werkt met een cyclische agendering, aan de hand van een voortschrijdende jaarkalender.
Vaste punt op de agenda van de auditcommissie was de voortgang op de opvolging van de aanbevelingen van de accountant.
Een belangrijk agendapunt was het cybersecuritybeleid en de uitvoering daarvan. De directeur van de dienst Digitale Leer- en Werk Omgeving was regelmatig aanwezig bij de besprekingen in de commissie.
De voortgang op de besteding van de NPO-gelden en van de Kwaliteitsafspraken was een vast bespreekpunt voor de commissie. Ook de toekenning en de verdeling van de Krimpgelden is door het bestuur met de commissie besproken. De auditcommissie heeft daarnaast in 2023 reguliere onderwerpen als de ontwikkelingen van de studentenaantallen, de risicokaart, perioderapportages, de jaarrekening 2022, de kaderbrief 2024 en het jaarplan/begroting 2024 besproken. Door middel van deze rapportages en de hierin opgenomen indicatoren ten aanzien van het onderwijs, onderzoek, valorisatie en bedrijfsvoering vormde de commissie zich een beeld van de wijze waarop de middelen door de organisatie werden besteed. Een nieuw treasurystatuut is vastgesteld.
De auditcommissie heeft tweemaal met de externe accountant EY gesproken, over de jaarrekening en over de interim managementletter. Het fraudebeleid van de hogeschool is besproken.
De ontwikkelingen met betrekking tot de RegioCampus in Emmen werden regelmatig in de auditcommissie besproken. De directeur van de dienst Fysieke Leer- en Werkomgeving heeft met een van zijn teamleiders een presentatie over het de strategische vastgoedkeuzes en duurzaamheid verzorgd.

3.3 Remuneratiecommissie
De remuneratiecommissie heeft tot taak het voorbereiden van de besluitvorming van de raad van toezicht op het gebied van zijn taken en verantwoordelijkheden als werkgever van het bestuur.
De commissie kwam in de verslagperiode driemaal bijeen en heeft daarnaast meerdere malen digitaal overlegd. De remuneratiecommissie bereidde de jaarlijkse zelfevaluatie van de raad van toezicht en de evaluatie van de relatie met het college van bestuur voor. De zelfevaluatie werd naar tevredenheid uitgevoerd onder externe begeleiding.
Eind november voerde de remuneratiecommissie de jaarlijkse beoordelings- en plangesprekken met het college van bestuur. De gesprekken met het college als collectief vonden plaats op basis van de vooraf met het college overeengekomen resultaatsafspraken en een schriftelijke gezamenlijke zelfreflectie van het college.
Ten behoeve van de individuele gesprekken leverden de leden van het college van bestuur schriftelijke zelfreflecties aan. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van feedback informatie. Een vertegenwoordiging van de remuneratiecommissie heeft naar wederzijdse tevredenheid feedbackgesprekken met interne stakeholders gevoerd. De remuneratiecommissie heeft besloten deze werkwijze te continueren.
De remuneratiecommissie legde in de gesprekken de nadruk op het functioneren van het college als team en het persoonlijk functioneren van de individuele leden binnen het collegiale besturingsmodel.

3.4 Werving- en selectiecommissie
De werving- en selectiecommissie heeft tot taak het voorbereiden van de besluitvorming van de raad van toezicht met betrekking tot de benoeming van leden van de raad van toezicht en het college van bestuur. De commissie bewaakt de samenstelling en het rooster van aftreden van de raad en het college. De werving- en selectiecommissie en de remuneratiecommissie bestaan uit dezelfde leden.
De werving- en selectiecommissie heeft in 2023 de herbenoemingsprocedure van mevrouw prof. dr. S. (Sietske) Waslander voorbereid en uitgevoerd ten behoeve van haar herbenoeming per 01-03-2024. De commissie hanteert hierbij een zorgvuldige procedure, waarbij de commissie aan de hand van de eigen reflectie van het lid en van reflecties van het college van bestuur, van de voorzitter en van een lid raad van toezicht na een gesprek met het lid een beargumenteerd voorstel voor herbenoeming doet.