10 Hogeschoolmedezeggenschapsraad

De Hogeschoolmedezeggenschapsraad (HMR) heeft in 2024 veel onderwerpen behandeld. Vier daarvan worden hier uitgelicht: het strategisch instellingsplan 2025-2030, het beleid studentenwelzijn, de afronding van de clustering van academies en de pilot jaarplannen/begroting en jaarplan 2025. Een ander belangrijk onderwerp, de reflectie op de Kwaliteitsgelden, wordt conform de verantwoordingseisen separaat verantwoord.

Strategisch instellingsplan
De behandeling van het nieuwe strategisch instellingsplan (SIP) 2025-2030 “Samen kunnen we grenzen verleggen; design based leren en werken aan brede welvaart en duurzame ontwikkeling” vergde veel discussie binnen de raad en met het College van Bestuur (CvB). Na een intensief traject vanaf najaar 2023 waarin de raad plenair en in de commissies conceptversies van het SIP met het college had besproken en in april 2024 een schriftelijke reactie op conceptversie 2.0 had gegeven, kon uiteindelijk in juli in besluitvormende zin over het SIP worden vergaderd. Belangrijk daarbij was een door het college toegezegd memo over de wijze waarop het SIP zou worden geïmplementeerd.

De HMR gaf aan in te kunnen stemmen met het SIP als vooraf aan een drietal zaken zou kunnen worden voldaan:

1. De HMR heeft instemmingsrecht met betrekking tot de implementatieplannen en beleidsplannen die uit het SIP voortvloeien.
2. Alle plannen die voortvloeien uit het SIP kennen als startpunt een nulmeting met betrekking tot het specifieke onderwerp.
3. Nulmetingen zijn het resultaat van een proces waarin alle lagen van de organisatie worden betrokken.

Het CvB reageerde hier positief op door te stellen dat de HMR instemmingsrecht heeft op beleidsplannen die uit het SIP voortvloeien. Waar naast beleidsplannen ook sprake zal zijn implementatieplannen zullen deze ter instemming aan de HMR worden voorgelegd.

Het college kon zich ook vinden in de eis dat elk beleidsplan een nulmeting dient te bevatten en dat per geval zal worden bekeken op welke wijze zoveel mogelijk relevante lagen uit de organisatie kunnen worden betrokken.

Naast bovenstaande voorwaardelijke zaken gaf de HMR nog een aantal adviezen aan het college mee, onder andere ten aanzien van de samenstelling van de regiegroep implementatie SIP. Het college gaf aan opvolging te zullen geven aan de adviezen en gaf verder aan dat expliciet aandacht zou worden besteed aan de impact van de design based way of working op de organisatie en het besturingsmodel.

De HMR was content dat de bespreking van het SIP na een intensief voortraject op vruchtbare wijze kon worden afgerond. De raad zal het implementatieproces met aandacht monitoren.

Studentenwelzijn
De HMR hecht veel waarde aan beleid gericht op het bevorderen van het welzijn van onze studenten. De raad stemde in met de beleidsnotitie “Studentenwelzijn 2024-2030; Vitaal door de studie – Beleidsnotitie NHL Stenden”. De beleidsnotitie werd besproken in de Commissie Studentenzaken. Het welzijn van studenten was tevens het centrale thema tijdens een open gedachtewisseling met de Raad van Toezicht en het College van Bestuur in november.

Met het oog op een zorgvuldige implementatie van het studentwelzijnsbeleid gaf de raad het College van Bestuur het volgende ter overweging mee:

• Zorg dat er actief wordt gestuurd op de implementatie van het beleid, bijvoorbeeld door een regiegroep in te stellen. De kans is aanwezig dat het beleid anders te veel wordt versnipperd.
• Zorg voor actieve betrokkenheid van studenten bij de implementatie.
• Maak duurzaam financiële middelen vrij - op een traceerbare manier - om langdurig op dit belangrijke thema in te kunnen zetten.

De HMR heeft aangegeven de implementatie van het studentenwelzijnsbeleid aandachtig te zullen volgen. Het beeld van de totale hoeveelheid middelen die aan studentenwelzijn wordt besteed, de sturing daarop (in termen van KPI’s) en de verantwoording, bleven namelijk voor de raad nog enigszins diffuus. De inzet op studentenwelzijn verschilt per academie en het is primair de taak van de deelraden om daarop (onder meer via de jaarplannen) toe te zien. Maar de HMR heeft daarnaast de behoefte aan een totaalbeeld van de realisatie van het vastgestelde beleid. Dit zou standaard kunnen worden meegenomen in de R-rapportages.

Het doet de HMR deugd dat het onderwerp Diversiteit, Equity en Inclusie (DEI) als beleid bij het strategisch instellingsplan, het jaarplan en het beleid studentwelzijn een prominente plaats heeft gekregen.

Afronding clustering academies
In 2023 werd in het kader van de vereenvoudiging van de hoofdstructuur van de hogeschool een start gemaakt met het clusteren van academies. Na instemming door de deelraden met de inrichtingsplannen, stemde de HMR in met de clustering van zes academies tot drie nieuwe academies: Gezondheid en Welzijn, Business & Leadership en Media Commerce & Entrepreneurship. Ten aanzien van de resterende nog te clusteren academies stelde de HMR als eis dat deze in principe de mogelijkheid zouden behouden om niet te clusteren en dat het proces van clustering na afloop grondig zou worden geëvalueerd. In 2024 werd het proces van clustering van academies in positieve zin afgerond met de vorming per 1 januari 2025 van drie nieuwe academies in de domeinen Educatie, Tech & Design en Leisure Tourism & Hospitality. De HMR hechtte bij de besluitvorming over deze ingrijpende organisatieverandering veel waarde aan een goed verloop van het proces van instemming door de deelraden met de inrichtingsplannen voor de nieuwe academies. Die instemming was voorwaardelijk voor het definitieve besluit tot clustering dat op hogeschoolniveau moest worden genomen. De HMR herhaalde bij zijn instemming dat het proces van clustering in 2025 zou worden geëvalueerd. Daarnaast vroeg de raad aandacht voor een goede interne communicatie over de implementatiefase van de inrichtingsplannen, met nauwe betrokkenheid van de nieuwe academieraden. Nu het proces van clustering is afgerond kent de hogeschool vanaf 2025 zeven in plaats van veertien academies.

Pilot jaarplannen / Begroting en jaarplan 2025
In 2023 had de HMR het College van Bestuur gevraagd om het besluitvormingsproces van jaarplan en begroting te verbeteren, met name op deelraadsniveau. Het college heeft naar aanleiding daarvan met instemming van de HMR in 2024 een pilot uitgevoerd, waarbij de deelraden bij wijze van proef instemmingsrecht kregen op de jaarplannen 2025 van de academies en diensten. De HMR heeft de pilot nauwlettend gevolgd. De pilot zal begin 2025 worden geëvalueerd.

Mede op basis van de instemmingsbrieven van de deelraden met de jaarplannen van de academies en diensten stemde de HMR in met het geconsolideerde jaarplan en de begroting 2025. De raad gaf het College van Bestuur een aantal aandachtspunten mee, waarvan één betrekking had op het belang om het onderscheid tussen OP en OBP in de fte overzichten uit te zuiveren. Veel medewerkers verrichten namelijk projectgebonden werkzaamheden en hebben dus zowel onderwijsgevende als onderzoekstaken. Dat werkt door in de ratio’s, waardoor een vertekend beeld ontstaat. Verder zag de raad graag een voorstel tegemoet waarin de bestedingsdoelen worden uitgewerkt van de € 79K tijdelijke extra middelen ter versterking van de medezeggenschap, die bij de dienst OO&I zijn ondergebracht. Tot slot vroeg de raad wat de verwachte personeelsreductie in 2025 betekent voor de uitvoerbaarheid van het jaarplan.

Samenwerken
De HMR heeft de samenwerking met het College van Bestuur in 2024 als positief en constructief ervaren. Er werden eerste stappen gezet op weg naar een design based way of working, waarbij de raad vanuit het gezamenlijke doel om het beste te bereiken voor de hogeschool vroegtijdig, al in de conceptualiseringsfase, werd betrokken bij het ontwikkelen van nieuw beleid. Daar waar tijdens het besluitvormingsproces verschillen van inzicht bestonden konden deze in goed overleg worden overbrugd. Dat resulteerde in besluiten tot instemming met het voorgenomen beleid, die waar nodig voorzien van adviezen of aandachtspunten met betrekking tot de implementatie.