8 Leer- en werkomgeving

In 2022 lag de focus van de dienst Facility Management op de verdere uitrol van het Strategisch Huisvestingsplan (SHP). De verwachte krimp van het aantal studenten bleek helaas eerder te komen dan verwacht. Om daarop te kunnen anticiperen is onder andere ingezet op een efficiënter gebruik van ons vastgoed. Door meer te sturen op de data uit het Ruimte Management Systeem en door opleidingen op een slimme manier fysiek te clusteren, waren we in staat om de bezetting en benutting van onze A-locaties verder te verbeteren, en gefaseerd de omvang van onze tijdelijke B-hubs passend te krijgen bij de toekomstige vraag per vestigingsplaats. Tegelijkertijd is secuur overwogen hoe we met het clusteren van ons vastgoed onze campusvisie kunnen versterken, om zo samen met onze werkveldpartners een aantrekkelijke en inspirerende DBE-omgeving te kunnen blijven bieden, die studenten zal aantrekken.

Grootste uitdaging voor de dienst in 2022 waren de post-corona effecten in relatie tot het uitbreken van de oorlog in Oekraïne. Hierdoor stegen, naast de energielasten ook veel andere marktprijzen, bleken veel grondstoffen niet leverbaar en ontstonden er personeelstekorten bij onder andere onze bouwende partners. Door snel te schakelen en een andere prioritering aan te brengen in de geplande jaarplanprojecten, waren we in staat om binnen de beschikbare budgetten prioritaire projecten te realiseren. Deze projecten dragen bij aan duurzame en betaalbare dienstverlening, zonder verlies van kwaliteit.

Belangrijk daarbij was de primeur van het Facilitaire Convenant Ketensamenwerking. In dit convenant borgen we met onze contractpartners onze gezamenlijke verantwoordelijkheid op het gebied van Duurzaamheid, Gastvrijheid, Vitaliteit en Veiligheid. Dit doen we onder andere door gezamenlijke weekstart-momenten, waarbij we onze dienstverlening op elkaar afstemmen, om de kwaliteit van onze dienstverlening te optimaliseren.

Het afgelopen jaar stonden er drie activiteiten centraal:

Cybersecurity
Het hoger onderwijs heeft de opdracht om in 2024 het volwassenheidniveau informatiebeveiliging niveau 3 te behalen, conform het Surf Normenkader IHBO. Met het programma NHL Stenden Secure is in het eerste jaar van het programma invulling gegeven aan het realiseren van deze opdracht. De verwachting is dat eind 2024 het gewenste niveau bereikt wordt.

Een belangrijke oplevering voor dit jaar is het Security Operation Center. Hiermee zijn we als organisatie in staat om proactief onze kernsystemen en netwerkactiviteiten te bewaken op verdachte activiteiten. Dit gebeurt op basis van een 24-uurs signaleersysteem, dat ook geautomatiseerd ingrijpt om schade te voorkomen. Ook is MFA uitgerold. MFA staat voor Multi Factor Autorisatie, dat een extra check verzorgt bij het inloggen op de ICT-omgeving en -systemen (de kroonjuwelen). MFA is uitgerold bij zowel medewerkers als studenten en geeft de organisatie daarmee extra bescherming bij ransomware-aanvallen.

Cybersecurity-strategie
De CISO (de Chief Information Security Officer) heeft de Cybersecurity-strategie 2023-2028 opgeleverd. Dit is een strategische visie op digitalisering binnen de hogeschool en hoe NHL Stenden daarin op een veilige en werkbare wijze in faciliteert. De doelstelling hierin is ‘NHL Stenden is een digitaal weerbare hogeschool en wendbaar binnen de veranderende digitale omgeving waarin zij zich bevindt’.

In het kader van cybersecurity wordt een constante afweging gemaakt welke risico's de hogeschool accepteert, versus de investeringen die nodig zijn om deze cybersecurityrisico's te voorkomen of te verminderen. Er is dan ook een start gemaakt met IT-risicomanagement door risicobeoordeling van de kroonjuwelen, om duidelijkheid te verkrijgen waar de hogeschool met betrekking tot haar kroonjuwelen de meeste risico's loopt en welke maatregelen genomen moeten worden om deze risico's te voorkomen of te verminderen. In het verlengde hiervan heeft het programma NHL Stenden Secure, in het kader van business continuïteit, het ‘disaster recovery plan’ (DRP) opgeleverd. Het DRP met de onderliggende herstelplannen is gebaseerd op risicobereidheid en vormt de basis voor het snel opstarten van de kroonjuwelen in geval van bijvoorbeeld een ransomware-aanval.

Beleid en procedures
Eind 2022 zijn we ook begonnen met een verkennend onderzoek naar een ISMS (Information Security Management System). Een ISMS is een reeks beleidslijnen en procedures voor het systematisch beheren van de gevoelige gegevens van de organisatie. Het doel van een ISMS is dan ook om risico's te minimaliseren en de bedrijfscontinuïteit te waarborgen, door proactief de impact van een inbreuk op de beveiliging te beperken.

Digitale Transformatie
Met de realisatie van een NHL Stenden Digitale Agenda is de basis gelegd voor een onderwijsinnovatie-koers, waarin we door middel van zogenaamde learning communities nieuwe leermiddelen kunnen ontwikkelen. Op basis van een proeftuinmethode werken we met docenten- en studentenvertegenwoordiging aan de digitale transformatie in het onderwijs. We zijn gestart met de eerste twee learning communities Simulation Based Learning en Artificial Intelligence. De eerste pilot waarin VR-Brillen ingezet worden bij de academie Gezondheidszorg worden positief ontvangen en sluiten naadloos aan op de behoefte in de arbeidsmarkt aan flexibel en grensverleggend onderwijs. De Learning Community Artificial Intelligence heeft het verder ook mogelijk gemaakt dat we snel kunnen anticiperen op Artificial Intelligence-ontwikkelingen, zoals ChatGPT.

Naast het verder onderzoeken van deze ontwikkeling en het adviseren van de school hoe ze hiermee kunnen omgaan, ontwikkelen we ook een professionaliseringsprogramma. In dit programma komen er naast workshops en inspiratiesessies ook kennisclips, waarin docenten hun best practices delen rond de manier waarop zij ChatGPT inzetten in hun onderwijs.

Infrastructuur
De groeispurt rondom digitalisering de afgelopen twee jaar is duidelijk merkbaar en vraagt ook modernisering van onze infrastructuur. Naast de strengere eisen die de ontwikkelingen van cybersecurity van onze technische systemen vraagt, is het door het stijgende gebruik van digitale middelen belangrijk dat de NHL Stenden IT infrastructuur meer aankan. Met de uitrol van onze nieuwe, vaste netwerkwerk-infrastructuur spelen we hierop in én zijn we voorbereid om toekomstbestendig te digitaliseren. Naast het gebruik van Computers en Mobiele Devices als tablets en smartphones, zijn we ook voorbereid om nieuwe IT-middelen als VR brillen en Smart IT te bedienen. Met name de ontwikkeling van Smart IT, waarin we steeds meer ‘slimme apparaten’ toepassen in onze huisvesting en onderwijsomgeving, vereist deze nieuwe infrastructuur. Dit jaar is ook gestart met de laatste fase van het netwerk-meerjarenplan, waarin we de draadloze infrastructuur op alle locaties in Nederland vervangen. Hiermee bereiden we ons voor op de aankomende ontwikkeling van digitaal toetsen, waarmee we op een nieuwe en grootschaliger manier toetsen kunnen afnemen op onze locaties.

Een vooruitblik naar het komende jaar
Het afgelopen jaar heeft ons geleerd dat we ons moeten voorbereiden op een doorontwikkeling in onze IT-organisatie. De dreigingen vanuit cybersecurity dwingt ons te heroveroverwegen hoe we de centrale en decentrale IT vormgeven. Hackers nemen de tijd en gaan opzoek naar de zwakste schakel en als we dat risico willen minimaliseren, dan is het noodzakelijk ons te herbezinnen op onze inrichting. Tevens komen er steeds meer vereisten vanuit Privacywetgeving op ons af, waardoor we een nieuwe digitale strategie moeten realiseren om hier goed op in te kunnen spelen. Met het programma Toekomst Bestendig Digitaliseren starten we met de opvolging hiervan. We zullen daarin niet alleen anticiperen op Privacy & Security, maar ook op een goede dienstverlening die het onderwijs helpt om de vereiste onderwijsinnovatie goed te ondersteunen. De essentie is dat we digitalisering meer vóór ons moeten laten werken, dan dat we bezig zijn digitalisering zelf te realiseren. Gebruik maken van kant en klare IT-diensten is hierin de oplossing. Dit maakt ons als IT-organisatie niet alleen wendbaar als het aankomt op het inspelen op nieuwe ontwikkelingen, maar ook schaalbaar bij verschuivingen in studentenaantallen.