10 Verslag Raad van Toezicht

1.1 Inleiding
Met dit verslag legt de Raad van Toezicht verantwoording af over de wijze waarop de raad zijn taak en maatschappelijke verantwoordelijkheid heeft ingevuld.

De Raad van Toezicht houdt toezicht op het bestuur, op de uitvoering van zijn werkzaamheden en bevoegdheden, zijn beleid en op de algemene gang van zaken. De Raad van Toezicht staat het College van Bestuur gevraagd en ongevraagd met raad terzijde. Naast de rol van toezichthouder op en de rol van klankbord voor het College van Bestuur, vervult de Raad van Toezicht de rol van werkgever van de leden van het bestuur. De Raad van Toezicht ziet erop toe dat de aanwending van de rijksmiddelen doelmatig is. Daarbij weegt de raad of de bestedingen in overeenstemming zijn met de visie van de hogeschool op zijn maatschappelijke opdracht.

Bij de uitoefening van hun taak richten de leden van de Raad van Toezicht zich naar het belang van stichting NHL Stenden en de daaraan verbonden hogeschool. De Raad van Toezicht neemt de maatschappelijke opdracht van de hogeschool als vertrekpunt. De Raad van Toezicht functioneert primair vanuit het maatschappelijk perspectief in de missie, visie, kernwaarden en het hoofddoel van de hogeschool. De uitgangspunten die de Raad van Toezicht hanteert bij het houden van toezicht op de uitvoering staan beschreven in een toetsingskader dat is gepubliceerd op de website.

De leden van de raad hebben zitting op persoonlijke titel en oefenen hun functie uit zonder last, daarbij elke vorm van belangenverstrengeling vermijdend. Op geen van de leden van de raad is de ’melding van strijdige belangen’ van toepassing.

1.2 Werkgeverschap
De Raad van Toezicht is de werkgever van het College van Bestuur. Het is de verantwoordelijkheid van de raad zorg te dragen voor continuïteit van (goed) bestuur.

Het College van Bestuur werkte in 2022 verder aan de in 2020 vastgestelde bestuurlijke 'veranderagenda' waarin de hoofdthema’s voor de toekomstige ontwikkeling van de hogeschool zijn beschreven. Het portfoliobeleid, de domeinvorming in de organisatie , de externe profilering via de zwaartepunten en het internationaliseringsbeleid zijn elementen die ook in 2022 veel aandacht hebben gekregen van het College van Bestuur. De veranderagenda vormde de basis voor de bestuurlijke resultaatsafspraken die de Raad van Toezicht met het College van Bestuur maakte. Aanvullend daaraan heeft de Raad van Toezicht met het College van Bestuur afspraken gemaakt over het kwaliteitszorgsysteem, de dienstverlening, de werkdruk en het ziekteverzuim.

1.3 Naleving wet- en regelgeving en branchecode
De Raad van Toezicht is mede verantwoordelijk voor de naleving van de Branchecode goed bestuur hogescholen. De branchecode bepaalt onder meer dat de Raad van Toezicht jaarlijks zijn eigen functioneren evalueert, beschikt over een toetsingskader en een scholingsplan en toeziet op het beleid van het College van Bestuur op het gebied van de horizontale dialoog en het beleid ten aanzien van strategische samenwerkingen.

Elk jaar evalueert de raad zijn eigen functioneren. Begin 2022 vond met de deels vernieuwde raad een startbijeenkomst onder externe begeleiding plaats, waarin onder andere de raad als team en de visie op toezichthouden aan de orde zijn geweest. Als vervolg daarop is er in het najaar een verdiepend gesprek door het college en de raad gevoerd waar in de verwachtingen over en weer zijn besproken. Beide hebben geleid tot nuttige inzichten. De raad heeft in juni een gewijzigd scholingsplan voor zijn leden vastgesteld.

De raad wisselde regelmatig van gedachten met het college over de horizontale samenwerking met regionale en internationale partners en de horizontale verantwoording naar studenten, medewerkers en de omgeving. Hiervoor vormden het in 2021 vastgestelde Beleid horizontale verantwoording en het Statuut voor strategische samenwerking de basis.

Ook aan de overige elementen van de branchecode werd door de Raad van Toezicht voldaan. Er zijn naar het oordeel van de raad geen transacties verricht waarbij tegenstrijdige belangen van leden van het College van Bestuur hebben gespeeld. De werkwijze van de Raad van Toezicht en zijn commissies is vastgelegd in reglementen die op de website gepubliceerd zijn. De Raad van Toezicht was naar zijn eigen oordeel onafhankelijk samengesteld.

1.4 Toezicht op het systeem van kwaliteitszorg, kwaliteitsafspraken en NPO-middelen
De Raad van Toezicht houdt op grond van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW) toezicht op de inrichting van het interne systeem van kwaliteitszorg.

De monitoring van de implementatie van de kwaliteitsafspraken werd als vast punt meegenomen in de periodieke managementrapportages van het College van Bestuur. De commissie onderwijs, onderzoek en internationalisering (OO&I) van de Raad van Toezicht volgde de implementatie inhoudelijk. De auditcommissie van de Raad van Toezicht volgde via bestedingsoverzichten de implementatie financieel. De voortgang van de kwaliteitsafspraken vormde ook een vast punt op de agenda van de plenaire raad. Voor de NPO-middelen werd de voortgang en de besteding door de Raad van Toezicht op eenzelfde wijze gevolgd. De raad heeft in de commissie OO&I intensief gesproken over het systeem van kwaliteitszorg van de hogeschool. Zie hiervoor ook het verslag van de commissie OO&I. Daarnaast werd de commissie OO&I elke vergadering geïnformeerd over de stand van zaken met betrekking tot de accreditaties onderwijs en onderzoek.

1.5 Financieel beleid, risicobeheersing en cybersecurity
Het financiële beleid en de daarmee samenhangende onderwerpen risicobeheersing en cybersecurity werden in de auditcommissie met de portefeuillehouder van het college van bestuur en de directeur van de dienst Finance, control en procurement (FC&P) besproken. Terugkoppeling naar de plenaire raad vond plaats via de verslagen van de commissie, met waar nodig een nadere mondelinge toelichting door de voorzitter van de auditcommissie. De perioderapportages werden zowel in de auditcommissie als in de plenaire raad geagendeerd.

Het AVG- jaarverslag van de Functionaris Gegevensbescherming werd in de plenaire raad besproken in aanwezigheid van de FG.

De raad van toezicht geeft de accountant opdracht voor de controle van de jaarstukken. Zowel de auditcommissie als de plenaire raad van toezicht bespraken aan de hand van het accountantsverslag de jaarstukken 2021 met de huisaccountant EY. In de junivergadering keurde de raad de jaarstukken goed. Het college van bestuur werd decharge verleend voor de jaarrekening 2021 en voor het gevoerde beleid. In december keurde de raad van toezicht het jaarplan en de begroting 2022 goed.

2.1 Samenstelling
Per 1 januari 2022 zijn in de Raad van Toezicht benoemd mevrouw mr. drs. J.A. (Jannewietske) de Vries als voorzitter van de Raad van Toezicht en de heer drs. U. (Uğur) Özcan, lid op het profiel financiën, bedrijfsvoering & IT. De heer Özcan is in 2022 benoemd tot voorzitter van de auditcommissie. De personele samenstelling en de bezoldiging van de Raad van Toezicht per eind 2022, is te vinden in bijlage 4. Het rooster van aftreden van de Raad van Toezicht wordt gepubliceerd op de website van NHL Stenden.

Mevrouw de Vries en de heer Özcan hebben een inwerkprogramma gevolgd. Zij hebben kennisgemaakt met de hogeschool medezeggenschapsraad (HMR), met (een delegatie van) de academiedirecteuren en met een (delegatie van) de dienstdirecteuren. Daarnaast maakte een kennismaking met de studentadviseur van het College van Bestuur deel uit van het inwerkprogramma.

De Raad van Toezicht wordt in lijn met de WHW voorzien van ”functioneel onafhankelijke administratieve ondersteuning” in de vorm van een eigen secretaris.

2.2 Vergaderfrequentie en -werkwijze, commissies
De Raad van Toezicht kwam in 2022 vijf keer plenair in vergadering bijeen, met inbegrip van de jaarlijkse strategiebijeenkomst met het College van Bestuur.

Voor verdiepend toezicht en als klankbord heeft de raad commissies ingesteld. De Raad van Toezicht telt vier vaste commissies:

• remuneratiecommissie;
• werving- & electiecommissie;
• auditcommissie;
• commissie onderwijs, onderzoek & internationalisering.

De commissies geven een inhoudelijke verdieping aan het functioneren van de raad en hebben een belangrijke klankbordfunctie voor de portefeuillehouders van het College van Bestuur. De commissies bieden een platform om bestuurlijke thema’s en dilemma’s verdiepend met elkaar te bespreken, bijvoorbeeld door middel van het bespreken van discussienota’s of conceptversies van beleidsstukken. De commissies hebben tevens tot taak het voorbereiden van de besluitvorming door de Raad van Toezicht. Medewerkers van NHL Stenden worden bij specifieke thema’s in de commissies uitgenodigd voor het geven van een presentatie of toelichting.

De commissies beschikken elk over een reglement; deze zijn gepubliceerd op de website van NHL Stenden. De commissievergaderingen vinden tenminste een week voorafgaand aan de vergadering van de Raad van Toezicht plaats met als doel de raad te kunnen laten beschikken over een schriftelijke terugkoppeling en eventueel een preadvies over de onderwerpen die ter besluitvorming voorliggen. In het, naar aanleiding van de zelfevaluatie in 2021 ingestelde agendaoverleg, bespreken de commissievoorzitters en de voorzitter van de Raad van Toezicht voorafgaand aan de plenaire vergadering de agenda van de raad. De verslaglegging van de commissievergaderingen en het agendaoverleg wordt, met alle bijbehorende stukken, altijd geagendeerd in de eerstvolgende plenaire vergadering van de Raad van Toezicht.

De voorzitter van de Raad van Toezicht voert periodiek bilateraal overleg met de voorzitter van het College van Bestuur.

2.3 Interne kwaliteitsborging: zelfevaluatie en scholing
In oktober 2022 voerde de raad een zelfevaluatie en een evaluatie van de relatie tussen het College van Bestuur en de Raad van Toezicht uit. Het toetsingskader, de aandachtspunten uit de voorgaande zelfevaluatie en de aandachtspunten uit de startbijeenkomst met de vernieuwde raad vormden het uitgangspunt voor de zelfevaluatie.

Op basis van het scholingsplan neemt elk lid van de Raad van Toezicht in principe jaarlijks deel aan twee of meer bijeenkomsten ter bevordering van de deskundigheid van toezichthouders. Leden van de Raad van Toezicht volgden in 2022 scholingsbijeenkomsten aangeboden door de Vereniging van Toezichthouders van Hogescholen (VTH), de VTOI-NVTK of een andere aanbieder. De leden van de raad volgden gezamenlijk een training Cybersecurity en Cybersafety waarbij de governance rondom de digitale weerbaarheid centraal stond. De training werd verzorgd door lectoren van de onderzoeksgroep Cybersafety en de CISO van NHL Stenden. Deze training vond plaats in de crisissimulatieruimte van de opleiding Integrale Veiligheidskunde van de Thorbecke Academie en Veiligheidsregio Fryslân in Leeuwarden.

2.4 Contacten met de organisatie en overleg met de hogeschool medezeggenschapsraad
De leden van de Raad van Toezicht onderhouden op diverse momenten, formeel en informeel, contact met de organisatie. Voorbeelden van dergelijke contactmomenten zijn door medewerkers van NHL Stenden verzorgde presentaties in commissies van de raad, inauguraties van lectoren en de opening van het studiejaar. Daarnaast leggen (delegaties van) leden van de raad werkbezoeken af. Het afleggen van werkbezoeken geeft de leden van de raad de mogelijkheid hun betrokkenheid te tonen en om zelfstandig informatie te verwerven over het reilen en zeilen van de organisatie. Van de werkbezoeken wordt een kort verslag gedeeld met de overige leden van de Raad van Toezicht en met het College van Bestuur. (Delegaties van) leden van de raad legden in 2022 werkbezoeken af aan het onderwijsatelier van de Thorbecke Academie (Assen), het lectoraat Meertaligheid & Geletterdheid (Leeuwarden), de dienst HRM (Leeuwarden), de opleiding International Teacher Education for Primary Schools (ITEPS, Meppel) en de dienst Facility Management (Leeuwarden). Zowel de leden van de raad als de deelnemende medewerkers van NHL Stenden zijn positief over de werkbezoeken.

De Raad van Toezicht hecht belang aan het contact met de hogeschoolmedezeggenschapsraad (HMR). De raad overlegde, naast de kennismakingsbijeenkomst met de nieuwe leden van de Raad van Toezicht, in het verslagjaar tweemaal formeel met de HMR, in aanwezigheid van het College van Bestuur. De voorzitters van de HMR en van de raad stelden in onderling overleg de agenda op. In juni werd gesproken over de clustering van de academies, het portfoliobeleid en de ontwikkelingen met betrekking tot de RegioCampus Emmen. In oktober werd gesproken over medewerkerstevredenheid en ziekteverzuim.

3.1 Commissie onderwijs, onderzoek & internationalisering
De commissie onderwijs, onderzoek & internationalisering heeft tot taak het voorbereiden van de besluitvorming van de Raad van Toezicht met betrekking tot zijn toezichthoudende taken en verantwoordelijkheden op het gebied van onderwijs, onderzoek en valorisatie, het systeem van kwaliteitszorg en internationalisering. De commissie bestond in 2022 uit de volgende leden:

• mevrouw Waslander (voorzitter);
• mevrouw Karimi;
• mevrouw Duursma.

Vanuit het College van Bestuur waren de eerste en tweede portefeuillehouder bij de vergaderingen aanwezig. Daarnaast werden de vergaderingen altijd bijgewoond door de directeur van de dienst onderwijs, onderzoek & internationalisering. Regelmatig waren medewerkers van NHL Stenden te gast om specifieke onderwerpen toe te lichten. Hierdoor blijft de commissie nauw betrokken bij de ontwikkelingen op het gebied van onderwijs en onderzoek.

De commissie kwam vijfmaal fysiek bijeen. De vergaderingen vinden tenminste één week voor de vergadering van de plenaire raad plaats, zodat er tijd is om de opbrengsten van de commissie schriftelijk in te brengen in het agendaoverleg en in de plenaire raad. De commissie is in 2021, om meer structuur in de agendazetting te brengen, gestart met vergaderen volgens een cyclische werkwijze, met een voortschrijdende jaarkalender. De commissie is tevreden over deze werkwijze en heeft deze daarom in 2022 voortgezet.

Vaste agendapunten bij elke commissievergadering waren: de stand van zaken met betrekking tot de accreditaties onderwijs en onderzoek, de besteding van de NPO-gelden en de stand van zaken met betrekking tot de implementatie van de kwaliteitsafspraken. Daarnaast heeft de commissie in 2022 intensief gesproken over het systeem van kwaliteitszorg en de wijze van toezichthouden daarop. De informatiebehoefte van de commissie op dit gebied, in relatie tot de wettelijke taak is uitgebreid onderwerp van gesprek geweest. Ook de totstandkoming van het diversiteits- en inclusiviteitsbeleid van NHL Stenden heeft uitgebreid aandacht van de commissie gehad. De commissie heeft over dit onderwerp met grote interesse en betrokkenheid van gedachten gewisseld met het College van Bestuur. Een belangrijk thema als het internationaliseringsbeleid van de hogeschool en de deelname aan internationale netwerken en de keuze van partners daarin is ook uitvoerig door de commissie besproken.

Een ander vast agendapunt waren de agenda’s van de Algemene Vergadering en van de bestuurscommissies van de Vereniging Hogescholen. Aan de hand hiervan bleef de commissie op de hoogte van landelijke inhoudelijke en politiek-bestuurlijke ontwikkelingen met betrekking tot het hbo.

Met betrekking tot het onderzoeksbeleid van de hogeschool vond een themabijeenkomst over onderzoek, de verbinding daarvan met het onderwijs en met externe relaties plaats. De commissie heeft met drie lectoren over dit onderwerp van gedachten gewisseld. Hierbij is ook gesproken over de ontwikkelingen met betrekking tot het professional doctorate. Naast deze onderwerpen sprak de commissie over de specifieke ondersteuning van studenten uit Oekraïne en (Wit-)Rusland, het sectorplan masteropleidingen, de tevredenheid van studenten aan de hand van de NSE, de kaderbrief 2022, de instroom van studenten, het bestuursakkoord en flexibilisering van het onderwijs. Het belang van de studenten en medewerkers van NHL Stenden werd door de commissie bij alle onderwerpen goed in het oog gehouden.

3.2 Auditcommissie
De auditcommissie heeft tot taak het voorbereiden van de besluitvorming van de Raad van Toezicht met betrekking tot zijn toezichthoudende taken en verantwoordelijkheden op het gebied van financiën, administratieve organisatie, interne controle, risicobeheersing, bedrijfsvoering en ICT.

De commissie bestond in 2022 uit de volgende leden:

• de heer Özcan (voorzitter);
• de heer Pieters;
• de heer Roozen.

Vanuit het College van Bestuur waren de eerste en tweede portefeuillehouder bij de vergaderingen aanwezig. Daarnaast werden de vergaderingen altijd bijgewoond door de directeur van de dienst Finance, control en procurement. De commissie is in 2022 vijf keer fysiek bijeengekomen. De vergaderingen vinden tenminste één week voor de vergadering van de plenaire raad plaats, zodat er tijd is om de opbrengsten van de commissie schriftelijk in te brengen in het agendaoverleg en in de plenaire raad. De commissie werkt sinds 2021, om meer structuur in de agendazetting te brengen, met een voortschrijdende jaarkalender. De commissie is tevreden over deze werkwijze.

Vaste punt op de agenda van de auditcommissie was de voortgang op de opvolging van de aanbevelingen van de accountant. De auditcommissie adviseerde de effectiviteit van de bijsturingsacties tussentijds te laten reviewen door de businesscontrollers en de CISO en de resultaten daarvan in de rapportages op te nemen.

Het is een belangrijke taak van de Raad van Toezicht om toe te zien of het cybersecuritybeleid en de uitvoering daarvan op orde zijn. De raad heeft aangegeven zich goed te willen laten informeren over de ontwikkelingen rondom cybersafety en de beheersingsmaatregelen die worden genomen of overwogen, en heeft, mede in dit kader, een gezamenlijke scholing op dit gebied gevolgd. De commissie heeft uitgebreid en intensief gesproken over cybersecurity, de beveiligingsstrategie van NHL Stenden en de rol van de Raad van Toezicht daarin. De commissie heeft zich uitvoerig laten informeren over de voortgang op het strategisch programma van NHL Stenden om volwassenheidsniveau 3 op het gebied van cybersecurity te bereiken. Regelmatig schoof de directeur dienst Digitale Leer- en Werk Omgeving bij de bespreking van dit onderwerp aan.

Het financieel meerjarenmodel dat mede op aandringen van de auditcommissie tot stand is gebracht werd regelmatig gebruikt om met de commissie aan de hand van scenario’s de financiële effecten van de instroom te bespreken. Ook de effecten van de marketingstrategie kwamen in dit kader aan bod.

De voortgang op de besteding van de NPO-gelden, en van de Kwaliteitsafspraken was een vast bespreekpunt voor de commissie. De auditcommissie heeft daarnaast reguliere onderwerpen als de perioderapportages, de jaarrekening 2021, de kaderbrief 2023 en het jaarplan/begroting 2023 besproken. Door middel van deze rapportages en de hierin opgenomen indicatoren ten aanzien van het onderwijs, onderzoek, valorisatie en bedrijfsvoering vormde de commissie zich een beeld van de wijze waarop de middelen door de organisatie werden besteed. De auditcommissie heeft tweemaal met de externe accountant EY gesproken, over de jaarrekening en over de interim managementletter.

De ontwikkelingen met betrekking tot de RegioCampus in Emmen werden in de auditcommissie besproken in aanwezigheid van de directeur Facility Management en de vestigingscoördinator Emmen.

In het kader van de ontwikkeling van de RegioCampus is door een delegatie van de Raad van Toezicht samen met het College van Bestuur gesproken met een delegatie van het College van Bestuur en de Raad van Toezicht van samenwerkingspartner Drenthe College. Dit gesprek heeft wederzijds veel inzicht gegeven over de potentiële mogelijkheden van samenwerking, zowel onderwijskundig als facilitair. Hiernaast sprak de auditcommissie over verkoop van het vastgoed in Zuid-Afrika, en over de ontwikkelingen met betrekking tot gebouw Victoria op Terschelling.

3.3 Remuneratiecommissie
De remuneratiecommissie heeft tot taak het voorbereiden van de besluitvorming van de Raad van Toezicht op het gebied van zijn taken en verantwoordelijkheden als werkgever van het bestuur. De commissie bestond in 2021 uit de volgende leden:

• de heer Roozen (voorzitter);
• mevrouw de Vries;
• mevrouw Duursma.

De commissie kwam in de verslagperiode tweemaal fysiek en eenmaal digitaal bijeen.

De remuneratiecommissie bereidde de jaarlijkse zelfevaluatie voor. De zelfevaluatie werd uitgevoerd onder leiding van de voorzitter van de remuneratiecommissie.

Eind november voerde de remuneratiecommissie de jaarlijkse beoordelings- en plangesprekken met het College van Bestuur. De gesprekken met het college als collectief vonden plaats op basis van de vooraf met het college overeengekomen resultaatsafspraken en een schriftelijke gezamenlijke zelfreflectie van het college. Ten behoeve van de individuele gesprekken leverden de leden van het College van Bestuur schriftelijke zelfreflecties en 360° feedbackrapportages van een aantal interne en externe stakeholders aan. De remuneratiecommissie legde in de gesprekken de nadruk op het functioneren van het college als team en het persoonlijk functioneren van de individuele leden binnen het collegiale besturingsmodel. De verslaglegging van de plan- en beoordelingsgesprekken vond plaats door de secretaris van de Raad van Toezicht.

3.4 Werving- en selectiecommissie
De werving- en selectiecommissie heeft tot taak het voorbereiden van de besluitvorming van de Raad van Toezicht met betrekking tot de benoeming van leden van de Raad van Toezicht en het College van Bestuur. De commissie bewaakt het rooster van aftreden van de raad en het college. De werving- en selectiecommissie en de remuneratiecommissie bestaan uit dezelfde leden.

De commissie bestond in 2022 uit de volgende leden:

• de heer Roozen (voorzitter);
• mevrouw de Vries;
• mevrouw Duursma.

In 2022 zijn de heer Pieters, mevrouw Karimi en de heer Roozen, na het doorlopen van de herbenoemingsprocedure, herbenoemd voor een periode van vier jaar. De werving- en selectiecommissie heeft de herbenoemingsprocedure zorgvuldig voorbereid en uitgevoerd conform het Reglement Raad van Toezicht. Het persoonlijk functioneren en de toegevoegde waarde van het desbetreffende lid, de continuïteit binnen de Raad van Toezicht en het gewenste profiel van de Raad van Toezicht zijn aspecten die betrokken zijn in de overwegingen van de commissie.